Politique de confidentialité

La politique de confidentialité d’Eastern Credit Management Services (Eastern), une division d’Eastern Collection Services Ltd., s’applique à nos client(e)s, nos employé(e)s, nos mandataires et le grand public. Nous nous engageons à nous conformer aux dix principes énoncés dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation, tels qu’énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) afin de protéger vos renseignements personnels. Notre politique de confidentialité est conforme à la LPRPDE, qui régit la collection, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels. Tous les employé(e)s et les mandataires d’Eastern sont tenus de signer chaque année notre document interne sur la vie privée et la confidentialité et ils doivent s’y conformer en tout temps. Par « renseignements personnels » dans ce code type, nous désignons les renseignements relatifs à une personne identifiable, mais non pas le nom, le titre, l’adresse de l’entreprise ou le numéro de téléphone d’un employé(e) d’un organisme. Cette politique de confidentialité s’adresse aux débiteurs ou débitrices d’Eastern. Le terme « débiteur ou débitrice » désigne les personnes dont le compte a été renvoyé à Eastern par nos client(e)s pour le recouvrement. Le terme « client(e) » désigne les entreprises et les organismes qui engagent notre entreprise pour agir en leur nom. Le texte qui suit est un résumé des dix principes énoncés dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation et la façon dont ils se rapportent aux politiques de notre entreprise. Les dix principes seront accessibles au moyen d’un lien hypertexte.

1. Responsabilité

Eastern Credit Management Services est responsable de protéger tout renseignement personnel se rapportant à nos client(e)s tant que ceux-ci sont sous notre garde et contrôle. Ainsi, Eastern a nommé un Agent de protection des renseignements personnels. Notre Agent de protection des renseignements personnels est responsable d’assurer que notre entreprise respecte les principes du Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation. Nos client(e)s, qui recueillent et utilisent les renseignements dans un premier temps et nous divulguent les renseignements, sont tenus de respecter les mêmes principes car ils sont également assujettis à la LPRPDE.

2. Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels

Les fins pour lesquelles Eastern recueille des renseignements personnels se rapportant à vous de nos client(e)s et pour notre part comprennent les raisons suivantes : *Le recouvrement de vos comptes en souffrance au nom de nos client(e)s et pour la communication des résultats obtenus à nos client(e)s. *Pour vous fournir des renseignements précis au sujet de vos compte(s). *Pour vous retrouver afin de recouvrir un compte en souffrance ou pour vous signifier un document, pour un service de signification ou pour entreprendre une reprise en possession au nom de notre client *Pour des fins d’évaluation du crédit. Eastern Credit Management Services agit à titre d’agent et de bureau d’impartition pour nos clients et, par conséquent, comme une extension de leur bureau. Eastern recouvre, utilise et divulgue des renseignements personnels aux fins liées au crédit prévues à l’origine par notre client.

3. Consentement

Eastern Credit Management Services agissant à titre de tiers au nom de nos clients, n’est qu’un collecteur secondaire de renseignements personnels. Eastern part du principe que la reconnaissance et le consentement de l’individu ont été obtenus durant la période de recueil des renseignements par nos clients, qui sont également assujettis au LPRPDE. Nous assurons nos clients que les renseignements personnels ne seront pas acheminés ou divulgués à de tierces parties sans leur consentement oral ou écrit, sauf aux fins spécifiées dans notre paragraphe précisant les fin de la collecte.

4. Limitation de la collecte

La collection des renseignements personnels sera limitée aux renseignements nécessaires dans le contexte des fins spécifiées par notre bureau et énoncées ci-dessus. Nous recueillerons suffisamment de renseignements afin d’assurer que nous pourrons vous identifier comme le débiteur ou la débitrice en question. La collection des renseignements se fera par des moyens équitables et légitimes.

5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Nous n’utiliserons ni ne divulguerons les renseignements personnels à d’autres fins que celles énoncées dans le paragraphe sur la Détermination des fins de la collecte, sauf lorsque le consentement de l’individu aura été obtenu (ou comme la loi l’exige). Nous ne conserverons les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées, sauf là où la loi prescrit une période de conservation plus longue. Les renseignements personnels qui ne sont plus utiles pour réaliser les fins déterminées seront détruits ou expurgés de notre système de collecte. Eastern Credit Management Services conservera les renseignements liés aux transactions pendant une période pouvant atteindre jusqu’à six ans. Les renseignements personnels et liés aux comptes peuvent être conservés pour une période pouvant atteindre jusqu’à vingt ans pour les comptes pour lesquels notre entreprise aura obtenu un jugement au nom de nos clients.

6. Exactitude

Eastern Credit Management Services veillera à garder les renseignements personnels aussi exacts et complets que possible et que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés. Eastern Credit Management Services n’actualisera pas automatiquement vos renseignements personnels à moins que ces renseignements nécessitent une mise à jour afin de réaliser les fins précisées dans le paragraphe sur la Détermination des fins de la collecte, sauf votre demande contraire.

7. Mesures de sécurité

Vos renseignements personnels seront protégés par des mesures de sécurité qui conviennent au niveau de sensibilité élevé des renseignements. Eastern Credit Management Services assurera que des mesures à la fois matérielles et techniques seront en place en tout temps, à un niveau sécuritaire dépassant les normes de l’industrie. Des mesures de sécurité appropriées s’appliqueront à la transmission, à l’utilisation et à l’expurgation de vos renseignements personnels enregistrés matériellement et électroniquement.

8. Principe d’ouverture

Eastern Credit Management Services mettra à votre disposition, le débiteur ou la débitrice, toute information spécifique se rapportant à nos politiques ou pratiques relatives à la gestion de vos renseignements personnels. Ces politiques vous sont accessibles, sur demande, en communicant avec notre Agent de protection de la vie privée. Vous pouvez communiquer avec notre Agent de protection de la vie privée par courriel à : info@easterncms.com, Attention : Agent de protection de la vie privée, par la poste à :
Agent de protection de la vie privée,
560, rue Main, Local 310.
Hilyard Place, Édifice A,
Saint John, Nouveau-Brunswick, E2K 1I5
Ou au téléphone au :
1-800-561-4151.

9. Accès individuel

Sur demande de votre part, Eastern Credit Management Services vous avisera, le débiteur ou la débitrice, de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels et nous vous donneront accès à ces renseignements dans les trente jours suivant votre demande. Vous avez le droit de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et de les faire modifier comme il convient. Toute personne qui demande ses renseignements personnels, ou qui cherche à savoir si Eastern Credit Management Services détient de ses renseignements personnels, sera tenue de fournir suffisamment de ses renseignements personnels afin que le personnel de notre bureau puisse s’assurer de son identité.

10. Contestations de la conformité

Tout débiteur ou débitrice qui désire exprimer sa préoccupation concernant les pratiques de traitement des renseignements d’Eastern Credit Management Services ou de leur conformité à ces dix principes, peut, à n’importe quel moment, contacter notre Agent de protection de la vie privée pour en connaître les détails. L’Agent de protection de la vie privée examinera l’objet de vos préoccupations et tentera de répondre à votre plainte aussi rapidement et de manière aussi satisfaisante que possible. Si l’Agent de protection de la vie privée juge que votre plainte et justifiée, Eastern Credit Management Services prendra les mesures appropriées pour remédier à la situation. L’Agent de protection de la vie privée vous avisera si la plainte ne s’avère pas être justifiée. Veuillez communiquer avec notre Agent de protection de la vie privée pour de plus amples renseignements.